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由TBi代發的印度考察用邀請函,種類如下:

以行業特色為標準分為:

l  綜合行業或經貿類的政府及非政府的考察邀請

l  行業對口的政府及非政府的考察邀請

l  政府考察邀請

以邀請方的性質為標準分為:

l  印度政府考察邀請

l  印度商會考察邀請

l  印度公司考察邀請

邀請函必備知識:

什么是印度考察用邀請函的代發?

考察用邀請函不光是一個意愿,還是一種行為,實際上是一個會議的確認,雙方之間要安排一個會見,我發一個邀請給你確認這次會見。所以,邀請函的實質是業務活動的確認函,當受訪單位直接向訪問單位發邀請時,邀請函和確認函二者之間并沒什么區別,雙方只有一天或半天的活動安排,邀請函或確認函都同樣是對這個活動的一個書面確認。當TBi代發邀請函時,就會出現邀請函與確認函的區別,因為TBi不是實際的受訪單位,而只是一個協助安排會見的中間人,其能夠同時接待多個團組并安排多次活動。

印度的發函機構為什么要安排會見,發函,為此我們需要配合哪些?

受訪方之所以要安排會見,是因為受訪方認為這個會見可能對其有益,或者對了解中國同行有幫助(假定受訪方希望了解中國同行),或者對其與中國未來的合作有益,為了達到這個目的,為了讓潛在的受訪方愿意安排這次會見,提供印度考察用邀請函,TBi需要客戶配合的如下:

1.        盡可能周全地準備團組的資料,從各種可能的渠道收集跟團組有關的信息,為每一個訪問團組整理一套完整詳細的介紹,從而使印度機構認為與該團組會見是有益的,令其愿意安排會見和發函。

2.        擬定會見日期,沒有日期受訪方不知道是否有時間,也就不知道能否安排接待,也就發不出函來,所以擬定考察的行程和日期也很必要。

3.        通常TBi要為一個團組溝通多家印度機構,因為并不是一聯系甚至不聯系就確定能發函,一些印度機構對接待中國團組的來訪并無興趣,因為對方覺得是浪費時間,其并未從此類會見中有任何收獲,其會見的初衷并未達到,在這種情況下,與多家機構逐個溝通就很必要了。這也是導致發函時間延長的最重要的原因。

印度考察的邀請方是否可以只發函不公務?

印度考察的邀請方不是只寫個函就完了,邀請的核心在于實際的會見,如果考察團來6個人涉及多個行業領域,邀請方需要內部商議根據來訪的時間安排與會人員,事實上往往因為團組反復更改行程時間,而導致邀請方在出團前來不及調換與會人員,最終無法提供與會名單。

聯系考察用邀請函時有哪些難點?

1.   我們得不到考察團組情況的介紹,大部分情況下,只有一份中文名單,團組介紹、訪問目的、會談內容等一律沒有。

2.   沒有準確的日期,這也是拿函中最困難的,沒日期就沒法約定會見,客戶要么不給要么就隨便給一個,給后再反復更改,對團組的情況,中間往往隔著若干環節,各環節的操作者素質參差不齊,因此事實實難了解,所以幾乎沒有一次不改變會見日期的,不少考察團組要反復更改多次。

3.   不給我們準備的時間,時常收到這種要求:請明天把邀請發過來,好像邀請是我們自己家的,想什么時間發就什么時間發,想發給誰就發給誰,寫怎么寫就怎么寫,實際上完全不是這樣,按照上面我們說的安排會見和發函的程序,一般來講,印度考察的發函要兩周時間。

順利出簽取決于印度考察用邀請函的力度嗎?

邀請函的重要在于兩點:一是函的真偽,辨別函的真偽,從函的內容、邀請人、書寫格式、文字修辭到字型字體,其實遠比人們想象的容易找出破綻,因為兩國文化有太多的不同點。二是邀請方和被邀方的邏輯關系,即為什么這個機構會邀請這個團組,接待這個團組去考察訪問對邀請方有何益處,兩者之間是否有實際交流內容,有無合作可能。如果簽證官無法建立這種邏輯關系,就是再有力度的邀請函也難順利出簽。

考察邀請方可以依照我們的格式撰寫函嗎?

一般是不可以。邀請函的內容一定是在邀請方的職能業務范圍內,而且完全由邀請方自愿發邀,不可能完全按照受邀方的意愿撰寫函,尤其是政府機構的考察邀請,發函后再對函的內容做反復更改或發函前由受邀方限定函的內容都是不現實的。

考察的邀請函是否可以不寫出訪行程和時間?

送簽時,印度考察的邀請函上不體現訪問行程和訪問日期都是不可以的。因為沒日期的邀請只能表明一個初步意向,等于還沒落實會見的相關事宜,從出簽角度看不利,因為什么都還沒落實呢你去干嗎呢。

提供哪些資料有助于加快發函速度?

印方是否愿意接待一個中國團組并發出邀請,除了取決于我們的溝通工作,主要還是看來訪的是什么人,印方是否可以從接待他們中獲益,所以他們需要知道:來的是什么人?干什么的?他們要來談什么?談什么要很具體,而且要符合對方的職能業務范圍,尤其是團長的資料務必要詳細,因為他們要得出結論:跟這個團組會見的目的是明確的,是有意義的。

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